5 sposobów, by zaoszczędzić czas dyrekcji i wychowawców

5 sposobów, by zaoszczędzić czas dyrekcji i wychowawców

Czas to waluta, która w dzisiejszym świecie jest na wagę złota. Ciągle mamy go za mało, by zrealizować wszystko, co sobie zaplanujemy. Niestety doba nie jest z gumy i wydłużyć jej się po prostu nie da. Czy to znaczy, że mamy żyć w ciągłym niedoczasie? Rezygnować z ważnych dla nas spraw? Ależ skąd! Są sposoby, by zaoszczędzić cenne minuty, a nawet godziny każdego dnia.

Dobry plan to podstawa

Zdaje się, że powinno być to oczywiste. Praktyka pokazuje jednak, że nie do końca. Planowanie zajęć i czasu pracy jest punktem wyjścia, by realizacja codziennych obowiązków była efektywna. Każdy roboczy dzień warto zorganizować jak najdokładniej. Idealnie, jeśli od razu określisz, ile minut lub godzin jest niezbędne, by ukończyć konkretne zadanie. Ważne, by trzymać się ustalonych zasad i nie rozpoczynać nowej aktywności, dopóki aktualna nie zostanie sfinalizowana.

Rozpraszacze, które kradną czas

Jest ich cała masa! Przykład? Non stop przychodzące maile, dzwoniące telefony, ciągle migająca dioda powiadomień, przerwa na kawę, przerwa na herbatę, chwila rozmowy z wychowawcą, przeglądanie mediów społecznościowych? Jeśli chcesz maksymalnie zoptymalizować swój czas, musisz zdiagnozować to, co odciąga Cię od pracy. Możesz te wszystkie drobne czynności (rozpraszacze) wypisać na kartce. Świadomość tego, że przez nie realizacja ważnych zadań trwa o wiele dłużej, niż powinna, pomoże Ci z nimi walczyć.

Automatyzacja stałych formalności

Gdyby tak faktury wystawiały się same, a rachunki rozliczały bez Twojego udziału? Wydaje Ci się to zbyt piękne, by było prawdziwe? A jednak tak można pracować! Wdrożenie nowoczesnego systemu dla przedszkola daje Ci możliwość automatyzacji wielu stałych obowiązków. Dzięki temu w perspektywie miesiąca możesz zaoszczędzić nawet kilkanaście godzin! A następnie wykorzystać je dowolnie: na kreatywną organizację czasu dla dzieci, na planowanie rozwoju placówki lub realizację dodatkowych zajęć, na które wcześniej nie było chwili?

Generator rozliczeń dostępny w panelu dyrektora jest zaprogramowany tak, by automatycznie przygotowywać niezbędne dokumenty i rozliczenia według określonych parametrów. Pozwala to wyeliminować wielogodzinne ręczne tworzenie m.in. raportów, obliczanie należności dla rodziców czy rozliczanie godzin pracy zatrudnionych w placówce osób.

Dowiedz się więcej: : Funkcje systemu dla przedszkoli i żłobków - dyrekcja

Zadbaj o wychowawców

Ile czasu codziennie zajmuje wychowawcom sprawdzenie obecności w każdej grupie? Jak długo trwa weryfikacja liczby dzieci, by przekazać informację na kuchnię lub do cateringu? Zdecydowanie za długo, jeśli cały proces odbywa się manualnie. Pamiętajmy też, że takie notatki trzeba później wprowadzić do oficjalnej dokumentacji, by móc się z nich rozliczyć.

Tymczasem system dla przedszkoli i żłobków eLizak przelicza wszystkie dane automatycznie. Tworzy raport i udostępnia dane w kilka sekund. Jak to możliwe? Listy obecności dostępne są z poziomu aplikacji mobilnej. Wystarczy jedno kliknięcie, by zaznaczyć obecność dziecka i na tej podstawie system przetwarza informacje dalej. W efekcie zaangażowanie wychowawców w cały proces jest minimalne. I co ważne: eliminuje niezamierzone błędy ludzkie.

Jeden kanał komunikacji

Komunikatory, maile, wiadomości SMS, rozmowy bezpośrednie, telefon, tablice ogłoszeń ? rosnąca liczba możliwych kanałów komunikacji może wprowadzać chaos do codziennego funkcjonowania placówki. Warto więc postawić na jedno narzędzie, które będzie dostępne dla wszystkich zainteresowanych i zagwarantuje sprawne przekazywanie informacji.

Wraz z zaprzyjaźnionymi placówkami zaprojektowaliśmy eLizak tak, by odpowiadał na potrzeby każdej ze stron: dyrekcji, wychowawców, rodziców. System umożliwia szybkie porozumiewanie się i przekazywanie ważnych komunikatów zarówno w dyskusjach grupowych, jak i w wiadomościach prywatnych. Informacje są uporządkowane i zebrane w jednym miejscu, co pozwala zyskać nad nimi pełną kontrolę.

•