Zróżnicowane stawki w przedszkolu - jak uporządkować rozliczenia?
Zróżnicowane stawki w przedszkolu - jak uporządkować rozliczenia?
Przejrzyste finanse, szczegółowe rachunki i terminowe przelewy to marzenie dyrekcji każdej placówki przedszkolnej. Czy można coś zrobić, by stało się rzeczywistością? Jak opanować comiesięczne rozliczenia, gdy w grę wchodzą różne stawki za czesne, nieobecności zgłoszone i niezgłoszone, wyżywienie, zajęcia dodatkowe, opłaty jednorazowe? W jaki sposób szybko rozliczyć nadpłaty i wyeliminować błędy w kalkulacji kosztów dla każdego dziecka indywidualnie?
Pytania i wątpliwości rodziców - skąd się biorą?
"Czy wzięli państwo pod uwagę nieobecności dziecka w zeszłym miesiącu?", "Jakie dodatkowo płatne aktywności są przewidziane w przyszłym miesiącu?", "Dlaczego kwota na bieżącym rachunku jest wyższa od poprzedniego?". To tylko kilka przykładów pytań, na które odpowiedzi regularnie musi udzielać dyrekcja placówek. A biorą się one z niewiedzy.
Oczywiście rodzice zawsze mają prawo do rzetelnej informacji, jeśli chodzi o wydatki, które muszą ponosić. O ile w przypadku pojedynczych zapytań nie jest to problem, o tyle sytuacja robi się trudna, gdy liczba osób chcących dowiedzieć się o szczegółach więcej wzrasta do kilkunastu lub kilkudziesięciu miesięcznie?
Rachunek za przedszkole - elementy składowe
Polityka naliczania opłat i stawki różnią się w placówkach publicznych i prywatnych. Jednak w obu przypadkach na comiesięczne koszty składają się 4 główne elementy:
- czesne,
- wyżywienie,
- zajęcia dodatkowe,
- opłaty jednorazowe.
To na ich podstawie obliczana jest kwota do zapłaty dla rodziców. Komplikacje pojawiają się, gdy w grę wchodzi uwzględnienie np. nieobecności lub preferencji żywieniowych i niezbędna jest indywidualna kalkulacja. W przypadku placówek, w których rozliczenia przygotowywane są w tradycyjny sposób (ręcznie), może być to spore wyzwanie.
Dowiedz się więcej: Funkcje w panelu dyrektora ? system dla przedszkoli eLizak
Automatyzacja rozliczeń w systemie dla przedszkoli
Odpowiedzią na problemy związane z naliczaniem opłat i generowaniem rachunków dla rodziców jest automatyzacja, którą gwarantuje nasz system dla przedszkoli i żłobków eLizak oraz dedykowana mu aplikacja mobilna. Dzięki nim rozliczenia stają się szybkie, przejrzyste i proste.
W praktyce wygląda to tak, że cała dokumentacja dotycząca każdego dziecka prowadzona jest na bieżąco przez wychowawców, dyrekcję i rodziców przy pomocy kliknięć w aplikacji (sprawdzenie obecności, zgłoszenie nieobecności przez rodzica, preferencje żywieniowe itd.). Na podstawie zgromadzonych system samodzielnie tworzy podsumowanie na koniec danego okresu rozliczeniowego.
Sprawdź: 5 korzyści z automatyzacji finansów w przedszkolu
Definiowanie stawek w systemie dla przedszkoli
Definiowanie stawek to opcja dostępna w aplikacji eLizak, która w znaczący sposób usprawnia rozliczenia. Dzięki niej dyrektor zyskuje możliwość precyzyjnego określania składowych rachunku i ich różnicowania dla każdego dziecka osobno. W efekcie cały proces naliczania opłat odbywa się automatycznie i eliminuje błędy w kalkulacjach.
W generatorze rozliczeń systemu dla przedszkoli eLizak można zdefiniować m.in.:
- stawki za wyżywienie (pełne lub częściowe),
- wysokość czesnego (stała kwota lub stawka dzienna),
- stawki za nieobecności niezgłoszone,
- opłaty za zajęcia dodatkowe,
- opłaty jednorazowe (np. wyjście do teatru)
Szczegółowe parametry stawek dostępne w systemie dla przedszkoli eLizak umożliwiają m.in.:
- naliczanie z góry (np. obliczenie dni pracy placówki w kolejnym miesiącu i określenie planowanej kwoty do zapłaty),
- naliczanie wsteczne
- korekta wsteczna (np. w bieżącym miesiącu rozliczeniowym kwota zostaje pomniejszona o liczbę nieobecności dziecka w poprzednim miesiącu),
- naliczanie należności za nieobecności zgłoszone i niezgłoszone,
- naliczanie godzin / nadgodzin (proporcjonalnie lub za każdą rozpoczętą godzinę).
Dodatkowo w razie konieczności dyrektor może określić własne parametry, które będą uwzględniane w rachunku.
Jak konkretnie pomaga system eLizak?
Wprowadzenie automatyzacji do placówki i możliwość generowania stawek wspiera proces zarządzania finansami i usprawnia rozliczenia. Eliminuje ryzyko wystąpienia błędów, a w efekcie również stres i obiekcje rodziców. A wszystko dzięki temu, że mają oni podgląd składowych rachunku i na bieżąco mogą monitorować płatności. Z kolei dyrekcja w skali miesiąca oszczędza godziny pracy na ręcznym podliczaniu nieobecności, przygotowaniu dokumentacji, weryfikacji wpłat, monitorowaniu zgłoszeń rodziców i rozsyłaniu rachunków.
Sprawdź: eLizak Go - system dla przedszkoli i żłobków za darmo